Política de Privacidad de quipteams

quipteams LLC (“quipteams”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”), ubicada en 1007 N Orange St, Wilmington, Delaware 19801, EE. UU., es propietaria y operadora del dashboard de quipteams (el “Dashboard”), así como de nuestro sitio web asociado (el “Sitio”) y los servicios relacionados (colectivamente, los “Servicios”). Nos comprometemos a proteger tu información personal y a respetar tu privacidad. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos y compartimos información sobre ti cuando interactúas con nuestro Sitio o utilizas nuestros Servicios.

1. Alcance y Aplicabilidad

Esta Política de Privacidad se aplica a las siguientes personas:

1. Visitantes que navegan por nuestro Sitio.

2. Clientes que utilizan o compran nuestros Servicios.

3. Contratistas Independientes que trabajan con nosotros.

4. Proveedores que nos suministran productos o servicios.

5. Socios comerciales que colaboran con nosotros.

6. Interesados que puedan estar interesados en nuestros Servicios.

7. Participantes en cualquier webinar, conferencia, evento comercial, encuesta u otras actividades similares.

Al acceder a nuestro Sitio o utilizar nuestros Servicios, aceptas la recopilación, el uso y la divulgación de tu información según se describe en esta Política de Privacidad.

2. Información que Recopilamos

Cuando utilizas nuestro Sitio o Servicios, podemos recopilar información que te identifique (“Información Personal”). A continuación, se describen las categorías principales de Información Personal que manejamos:

• Información de Contacto: Como tu nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección postal.

• Información Financiera: Cuando corresponda, podemos recopilar datos como el método de pago, información de facturación o datos bancarios (por ejemplo, si eres un Cliente que paga una factura).

• Información Transaccional: Detalles sobre tus transacciones con nosotros (por ejemplo, historial de compras, montos pagados).

• Información de Ubicación: Ubicación general basada en tu dirección IP y/o país.

• Información Técnica: Detalles sobre los dispositivos y la tecnología que utilizas (dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, etc.).

• Información de Uso: Información acerca de cómo interactúas con nuestro Sitio o Servicios, como páginas visitadas o tiempo de permanencia.

• Información Profesional: Si corresponde, datos sobre tu función, cargo o empleador.

• Información de Comunicación: Contenido de la correspondencia con nosotros (correos electrónicos, consultas, etc.).

• Registros de Consentimiento: Preferencias que configures o permisos que otorgues (por ejemplo, suscribirte a ciertos tipos de correos electrónicos).

No recopilamos datos biométricos, información médica o de salud, ni “selfies”. Tampoco trabajamos conscientemente con agencias externas de crédito o prevención de fraudes.

Fuentes de Información

Podemos recopilar tu Información Personal a través de:

• Directamente de ti: Por ejemplo, cuando completas formularios en nuestro Sitio, te suscribes a correos electrónicos o te comunicas con nosotros.

• Cookies y Tecnologías de Seguimiento: Para entender cómo los usuarios navegan por nuestro Sitio (consulta nuestra Política de Cookies por separado, que se proporcionará más adelante).

• Terceros: Como proveedores de análisis (para conocer cómo los usuarios interactúan con nuestro Sitio) y procesadores de pagos (para gestionar transacciones).

• Proveedores de Envío: Si necesitamos enviarte algo, podemos recibir o compartir información limitada (por ejemplo, nombre y dirección) para facilitar la entrega.

• Datos de Integración con HRIS: Cuando se integra con el HRIS de un cliente mediante API, recopilamos datos del cliente y de los empleados directamente desde el sistema conectado.

3. Cómo Usamos Tu Información

No procesamos tus datos para marketing detallado, campañas de publicidad extensas o investigación de productos. Mantenemos un uso mínimo de tu Información Personal y nos enfocamos en:

1. Proporcionar Nuestros Servicios

• Para cumplir acuerdos con nuestros Clientes, Contratistas Independientes, Socios y Proveedores.

• Para gestionar cuentas de usuario y transacciones.

2. Comunicarnos Contigo

• Para responder tus consultas o brindarte actualizaciones sobre nuestros Servicios.

• Para enviarte mensajes transaccionales o administrativos.

3. Análisis y Mejora del Sitio

• Para entender cómo los visitantes utilizan nuestro Sitio y así refinar su funcionalidad.

• Para evaluar el rendimiento y resolver problemas técnicos.

4. Seguridad y Cumplimiento

• Para ayudar a detectar o prevenir fraudes, actividades no autorizadas u otras conductas perjudiciales.

• Para cumplir con las obligaciones legales que nos apliquen según la legislación de EE. UU.

5. Boletines por Suscripción

• En ocasiones podemos enviarte boletines u otros correos electrónicos relevantes, solo si te has suscrito. Puedes darte de baja en cualquier momento mediante el enlace incluido en el correo o contactándonos directamente.

4. Cómo Compartimos Tu Información

No vendemos tu Información Personal. Únicamente la compartimos en casos limitados, como:

1. Proveedores de Servicios

Trabajamos con terceros de confianza (por ejemplo, alojamiento web, análisis, procesadores de pago, proveedores de envío) que nos ayudan a operar nuestro Sitio o respaldar nuestros Servicios. Estos proveedores acceden a tus datos solo en la medida necesaria para realizar sus tareas en nuestro nombre.

2. Transferencias Comerciales

Si nuestra empresa participa en una fusión, adquisición, venta de activos o reestructuración, tu información podría transferirse como parte de ese proceso. En ese caso, te notificaremos sobre cualquier cambio importante en la propiedad o en el uso de tu Información Personal.

3. Requisitos Legales

Podemos revelar Información Personal cuando la ley lo exija, en respuesta a solicitudes válidas de autoridades públicas (por ejemplo, citaciones o mandatos judiciales) o para proteger nuestros derechos, seguridad o propiedad (o los de otros).

Nota: La información compartida está limitada al propósito de cumplir con un requisito específico. No se entrega la carpeta completa de información al proveedor, solo lo que es necesario para ese fin.

No compartimos Información Personal con universidades, instituciones de investigación o programas académicos externos.

5. Retención de la Información Personal

Desde la fecha de la última transacción, los datos se almacenan durante 5 años. Se mantienen en una base de datos cifrada para proteger la seguridad tanto de nuestra empresa como de nuestro cliente.

Después de 5 años en la base de datos activa, los datos se trasladan a una base de datos archivada, que permanece segura en todo momento.

6. Medidas de Seguridad

Todos los empleados utilizan autenticación de dos factores (2FA) y trabajan exclusivamente desde dispositivos verificados para garantizar un acceso seguro. Nuestras bases de datos están protegidas con cifrado robusto y protocolos de seguridad.

Realizamos copias de seguridad periódicas para garantizar la integridad de los datos y, en caso de cualquier interrupción o desastre, las operaciones pueden continuar sin inconvenientes utilizando nuestros sistemas de respaldo.

Acuerdos de Confidencialidad (NDAs) y Almacenamiento de Datos: Firmamos acuerdos de confidencialidad (NDAs) con todos los empleados, clientes, socios y proveedores para garantizar la protección de los datos. Estos NDAs no tienen fecha de expiración.

Almacenamos los datos en Supabase, utilizando protocolos estrictos para resguardar información sensible.

En caso de una brecha en la base de datos, contamos con un sistema de respaldo mediante Google Sheets dentro de los servicios de Google.

Capacitación del Personal:

quipteams maneja Información de Identificación Personal (PII), como nombres, direcciones, datos de empleados, información de dispositivos, entre otros, en múltiples regiones. El propósito de esta capacitación es asegurar que todos los empleados de quipteams comprendan claramente nuestras responsabilidades legales bajo las regulaciones globales de privacidad de datos, incluyendo GDPR, CCPA y otras.

Está diseñada para ayudar al equipo a identificar y proteger los datos personales y sensibles que se manejan en nuestras operaciones diarias, garantizando una gestión adecuada de la información de clientes y empleados durante todo el ciclo de vida de los dispositivos, incluyendo logística, almacenamiento, preparación y devoluciones.

Además, la capacitación busca minimizar el riesgo de filtraciones de datos, accesos no autorizados o uso indebido, al mismo tiempo que refuerza la importancia de seguir procedimientos seguros al trabajar con proveedores y socios externos.

Puedes ayudarnos protegiendo tus credenciales de cuenta (como detalles de inicio de sesión) y notificándonos de inmediato si sospechas actividad no autorizada en tu cuenta.

7. Gestión de Dispositivos y Envíos

1. Suministro y Propiedad de los Equipos

• Asistimos a nuestras organizaciones Clientes (“Clientes”) en la provisión de dispositivos (por ejemplo, laptops, teléfonos móviles u otro hardware) para sus empleados o contratistas.

• Estos dispositivos siguen siendo propiedad del Cliente; nosotros no los prestamos. En su lugar, ayudamos a gestionar la logística de envíos, devoluciones o reemplazos a petición del Cliente.

2. Logística de Envío

• Podemos recopilar o recibir Información Personal, como nombres, direcciones físicas y números de teléfono para coordinar entregas.

• Solo compartimos los datos necesarios (por ejemplo, nombre y dirección) con la empresa de mensajería para garantizar la entrega o recogida exitosa.

3. Transferencias de Usuario a Usuario (si corresponde)

• Si un Cliente nos indica transferir un dispositivo directamente de un usuario a otro, podemos generar etiquetas de envío que muestren algunos datos (como nombre y dirección).

• Es responsabilidad del Cliente confirmar que cuenta con el permiso de cada usuario para realizar dicha transferencia directa.

8. Administración de Dispositivos Móviles (MDM)

1. Capacidades de MDM

• A petición de un Cliente, podemos configurar los dispositivos con herramientas de Administración de Dispositivos Móviles (“MDM”) para:

• Aplicar políticas de seguridad (por ejemplo, reglas de contraseñas, cifrado de datos).

• Instalar aplicaciones o actualizaciones en los dispositivos.

• Deshabilitar o borrar un dispositivo perdido o robado para proteger datos confidenciales de la empresa.

2. Acceso Limitado

• No leemos correos electrónicos personales, historial de navegación, mensajes o fotos en los dispositivos de los usuarios.

• Sin embargo, ciertos ajustes de MDM nos permiten localizar un dispositivo si se ha informado como perdido o está en “modo perdido”, únicamente para ayudar al Cliente a recuperar la propiedad de la empresa o proteger datos sensibles.

3. Contacta a Tu Empleador

• Si tienes preguntas acerca de cómo se aplica MDM a tu dispositivo o qué datos puede ver tu empleador, comunícate con tu empleador o administrador de TI. Nuestra función es implementar la configuración de MDM bajo las instrucciones del Cliente.

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9. Almacenamiento, Manejo y Borrado Seguro de Dispositivos

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Los dispositivos se almacenan en depósitos bajo condiciones óptimas, incluyendo control de temperatura y humedad para evitar sobrecalentamiento o daños por humedad, ambientes libres de polvo, protección antiestática, vigilancia por CCTV, control de acceso mediante credenciales y registros completos de entrada y salida.

Cada dispositivo recibido es etiquetado con un código de cliente y un número de dispositivo para asegurar un seguimiento preciso. Los dispositivos de una misma empresa se almacenan juntos por país.

Contamos con técnicos en sitio disponibles para inspecciones y, cuando se requiere borrado seguro de datos, utilizamos herramientas certificadas por Blancco con hasta siete sobreescrituras.

Para la reasignación de dispositivos, actualizamos el inventario y preparamos el equipo en una caja de envío segura para su entrega al usuario final.

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10. Devolución de Dispositivos y Responsabilidades del Usuario

1. Devolución de Dispositivos

• Si tu relación laboral o contractual termina, o si el Cliente lo solicita, es posible que debas devolver el dispositivo. El dispositivo es propiedad del Cliente.

• Eres responsable de eliminar toda la información o las cuentas personales del dispositivo antes de devolverlo. No asumimos responsabilidad por datos que permanezcan en el dispositivo devuelto.

2. Eliminación de Contenido Personal

• Antes de enviar el dispositivo de vuelta o de transferirlo a otro usuario autorizado, elimina cualquier archivo personal, fotos u otro contenido que quieras conservar.

• Una vez que el dispositivo sea devuelto, no podremos recuperar la información personal que haya quedado en él.

11. Nuestra Función: Responsable vs. Encargado del Tratamiento

1. Encargado del Tratamiento

• Cuando manejamos Información Personal siguiendo las instrucciones de un Cliente (por ejemplo, almacenar datos de envío de un empleado o habilitar MDM en un dispositivo), actuamos como “Encargados del Tratamiento.”

• Nuestro Cliente es el “Responsable del Tratamiento,” quien decide qué datos se procesan y por qué. Nosotros simplemente seguimos sus indicaciones en virtud de nuestro contrato.

2. Responsable del Tratamiento

• En algunos casos, podemos recopilar y almacenar “Otra Información Personal” para nuestros propios fines, como datos de administradores de cuentas, registros básicos de uso o información de facturación. En estas situaciones, actuamos como “Responsables del Tratamiento.”

• Como Responsables, manejamos estos datos para fines comerciales (por ejemplo, mantener cuentas de usuario/administrador, garantizar la continuidad del servicio y cumplir con obligaciones legales).

3. Consultas sobre tus Datos

• Si eres empleado o contratista de uno de nuestros Clientes y tienes preguntas sobre tu Información Personal—especialmente si está en un dispositivo proporcionado por la empresa—lo primero es comunicarte con tu empleador (el Responsable del Tratamiento).

• Para cualquier consulta directa sobre datos que controlamos nosotros, envíanos un correo a dpo@quipteams.com.

12. Privacidad de los Menores

Nuestro Sitio y Servicios no están dirigidos a individuos menores de 18 años. No recopilamos conscientemente Información Personal de menores. Si crees que hemos recopilado dichos datos de manera inadvertida, contáctanos en dpo@quipteams.com y los eliminaremos de inmediato.

13. Usuarios Internacionales

Aunque quipteams LLC opera a nivel global, nuestra empresa está basada en los Estados Unidos. Si visitas nuestro Sitio o utilizas nuestros Servicios desde fuera de EE. UU., ten en cuenta que cualquier información que proporciones será procesada y almacenada en servidores ubicados en EE. UU. No realizamos transferencias específicas de datos a otros países ni dependemos de instalaciones de procesamiento de datos extranjeras.

14. Publicidad de Terceros

Podemos publicar anuncios en plataformas de terceros como LinkedIn para promover nuestros Servicios. Sin embargo, no compartimos tu Información Personal (como direcciones de correo electrónico u otros datos identificables) para crear listas de audiencia personalizada. Nuestra participación en estas plataformas se limita a campañas generales y no personalizadas. Ten en cuenta que si decides interactuar con los anuncios o enlaces en dichas plataformas, esos terceros podrían recopilar datos sobre tus visitas o actividades en línea conforme a sus propias políticas de privacidad. Te recomendamos revisar la política de privacidad de cada plataforma para entender cómo podrían procesar tus datos.

15. Enlaces Externos

Nuestro Sitio y Servicios pueden contener enlaces a sitios web, aplicaciones o servicios operados por terceros. Estos enlaces se proporcionan únicamente para tu conveniencia o referencia. No controlamos ni somos responsables del contenido, las prácticas de privacidad o las políticas de esos sitios de terceros. Te recomendamos revisar sus políticas de privacidad y términos de uso antes de proporcionar información personal. Si decides acceder a un sitio vinculado, lo haces bajo tu propio riesgo.

16. Tus Opciones

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Comunicaciones por Correo Electrónico: Si te has suscrito, puedes darte de baja en cualquier momento haciendo clic en el enlace de “unsubscribe” en el correo o escribiéndonos a dpo@quipteams.com.

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17. Actualizaciones de Esta Política

Podemos revisar esta Política de Privacidad de vez en cuando. La fecha “Last Revised” (Última Revisión) en la parte superior indica cuándo se realizó la última modificación. Si hacemos cambios importantes, publicaremos la versión actualizada aquí. Al continuar usando nuestro Sitio o Servicios después de cualquier actualización, reconoces los nuevos términos.

18. Contáctanos

Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre esta Política de Privacidad o nuestras prácticas de datos, contáctanos en: dpo@quipteams.com

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