Guía para Onboarding de Empleados Remotos: Estrategias y Consejos 2024

Aunque te suene demasiado un mal onboarding puede llevar a una baja retención de tus empleados. Imagina tener a tu nuevo talento remoto listo para trabajar desde el día uno, sintiéndose apoyado y conectado con tu equipo. ¡Te contamos cómo lograrlo con estrategias probadas!

Importancia del onboarding en la era del trabajo remoto

Si estás liderando una empresa en un entorno remoto, sabes que el onboarding remoto es crucial para el éxito de tus nuevos empleados y, en última instancia, para el éxito de tu empresa.

No es solo un proceso administrativo; es la puerta de entrada a la cultura y los valores de tu empresa. Según Harvard Business Review, solo el 29% de las empresas logran abordar de manera efectiva la integración cultural durante el onboarding, lo que resulta en una mayor tasa de rotación y tiempos prolongados para alcanzar la productividad.

Por otro lado, cuando haces bien el onboarding, las ventajas son claras: mejoras la retención, aceleras la productividad y, lo más importante, haces que tus empleados se sientan valorados y conectados con tu equipo desde el primer día.

Un proceso sólido de onboarding remoto te ayuda a lograr todo esto, incluso cuando los empleados están a kilómetros de distancia.

Desafíos y oportunidades del onboarding para empleados remotos

El onboarding para empleados remotos no es un camino libre de obstáculos. La falta de interacción cara a cara puede hacer que los nuevos empleados se sientan desconectados. Sin embargo, también hay oportunidades únicas que puedes aprovechar. Por ejemplo, un onboarding virtual bien estructurado te permite estandarizar y personalizar la experiencia de cada empleado, asegurando que todos se sientan igualmente integrados, sin importar dónde estén.

Además, con las herramientas adecuadas, como la gestión de dispositivos móviles (MDM), puedes asegurarte de que los equipos que envías a tus empleados estén listos para ser usados de manera segura y eficiente desde el primer día. Esto no solo optimiza el proceso, sino que también refuerza la confianza del empleado en la empresa.

Preparativos antes del onboarding

Si algo hemos aprendido es que empezar bien es clave para evitar el clásico “expectativa vs. realidad”, por eso, antes de lo primero, hay que hacer algunas cosas….

Creación de una política de equipos para trabajo remoto

Uno de los primeros pasos para un onboarding IT exitoso es establecer una política clara sobre la provisión y manejo de equipos para el trabajo remoto.

Esta política debe cubrir aspectos como el tipo de dispositivos que proporcionarás, las responsabilidades del empleado en cuanto al mantenimiento y los protocolos de seguridad que deberán seguir.

De esta manera, no solo proteges tus activos, sino que también garantizas que tus empleados tengan todo lo que necesitan para ser productivos desde el primer día.

Según Forbes, es crucial preboard a los nuevos empleados, es decir, comenzar su experiencia de onboarding incluso antes de su primer día. Esto incluye enviarles el equipo necesario y un paquete de bienvenida que refleje la cultura de la empresa. Así, llegan a su primer día con la expectativa y motivación necesarias para integrarse de lleno desde el principio.

Herramientas esenciales para el onboarding remoto

El éxito del onboarding remoto depende en gran medida de las herramientas que utilices. Aquí te doy las más importantes:

• Software de gestión de onboarding: Centraliza todas las tareas y asegura que ningún detalle se pase por alto.
• Plataformas de comunicación: Mantén a todo el equipo en la misma página con herramientas como Slack, Teams o Zoom.
• MDM (Mobile Device Management): Administra y protege los dispositivos de tus empleados, garantizando que cumplan con las políticas de seguridad corporativas.

Sin estas herramientas, el proceso de onboarding remoto probablemente se complique, ya que necesitas tener control y visibilidad en tiempo real de lo que sucede con el equipo y su acceso a la información necesaria.

Estrategias para garantizar un envío seguro y eficiente de laptops y equipos

La logística es clave en el onboarding remoto. Asegúrate de que tu nuevo empleado reciba su laptop y los periféricos necesarios a tiempo y en perfectas condiciones.

Según Forbes Advisor, un paquete de bienvenida no solo mejora la primera impresión, sino que también motiva al nuevo empleado. Aquí es donde entra en juego el envío seguro y eficiente de equipos. Considera:

• Proveedores confiables que tengan experiencia en envíos nacionales internacionales, especialmente si tu equipo está distribuido en diferentes países.
• Seguimiento en tiempo real del envío, para asegurarte de que todo llegue a tiempo y puedas reaccionar ante cualquier inconveniente.

Recuerda, la primera impresión cuenta, y si tu nuevo empleado recibe un equipo tarde o en malas condiciones, puede comenzar a cuestionar la seriedad del proceso.

Paso a paso para un onboarding virtual exitoso

Aquí es donde te contamos lo más importante que puedes hacer para marcar la diferencia con tus empleados y convertirlos en los mejores embajadores de tu marca. Porque, seamos sinceros, no hay mejor marketing que un empleado motivado y feliz. ¡Vamos a crear esa magia desde el día uno!

Preparación del equipo: desde la configuración inicial hasta la instalación de software necesario

El primer paso para un onboarding virtual exitoso es asegurarte de que tu nuevo empleado no solo tenga el equipo adecuado, sino que esté configurado de manera impecable.

Aquí no basta con entregar una laptop y cruzar los dedos. Debes pensar en la gestión de dispositivos móviles (MDM) y la gestión de activos como tus mejores aliados para garantizar que cada dispositivo llegue preconfigurado con el software necesario, políticas de seguridad en su lugar y acceso a todas las herramientas que el empleado va a necesitar.

La clave está en automatizar tanto como sea posible. Así, el nuevo empleado enciende su equipo y, en lugar de pasar horas configurando cosas, se encuentra con todo listo para empezar.

Piensa en esto como si estuvieras entregando un auto de alta gama con el motor encendido, GPS programado y la playlist perfecta ya en marcha. La experiencia debe ser fluida y sin fricciones.

Cómo realizar una bienvenida virtual efectiva: consejos para romper el hielo y crear conexiones

El primer día no debe sentirse como una llamada más en Zoom. La bienvenida virtual tiene que ser lo más cercana posible a una interacción cara a cara. Empieza con algo más personal que un simple "Hola". Tal vez envía un pequeño video de bienvenida, donde todo el equipo se presenta de manera creativa, o incluso un meme interno para romper el hielo.

Luego, organiza una sesión en la que no solo hablen de trabajo, sino donde se compartan anécdotas, se haga una ronda de preguntas divertidas o se haga una pequeña actividad colaborativa.

Recuerda que la primera impresión no es solo sobre el trabajo; es sobre cómo se sienten al ser parte del equipo. ¿Un tip pro? Asigna un "buddy" o mentor que guíe al nuevo empleado no solo en las tareas, sino en entender esas pequeñas sutilezas que hacen única a la cultura de tu empresa.

Primeros días: integración de nuevos empleados y alineación con la cultura empresarial

Los primeros días son críticos, no solo para que el nuevo empleado aprenda las cuerdas, sino para que empiece a sentir que pertenece. Aquí es donde debes ser intencional con la cultura empresarial. En lugar de solo enviar manuales y políticas, crea experiencias que permitan al nuevo empleado vivir la cultura.

Esto puede ser algo tan simple como invitarlo a reuniones clave donde se discutan temas estratégicos, o tan elaborado como incluirlo en un proyecto pequeño pero significativo desde el primer día.

Además, utiliza esos primeros días para alinear expectativas: comparte historias de éxito, fracasos y las lecciones aprendidas. Haz que entiendan que ser parte de tu empresa no es solo un trabajo, sino una experiencia compartida que va más allá de las tareas diarias. Aquí es donde pasas del "yo trabajo aquí" al "yo pertenezco aquí", y esa diferencia es lo que mantendrá a tu talento comprometido a largo plazo.

Gestión de equipos y herramientas para el onboarding

Considera herramientas que faciliten la gestión de inventarios y el rastreo de dispositivos. quipteams, por ejemplo, no solo se encarga del aprovisionamiento de hardware, sino que también te ayuda a gestionar la logística, garantizando que todos los empleados reciban sus equipos ya configurados, de manera rápida y eficiente, sin importar su ubicación.

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Uso de plataformas de gestión de empleados remotos

En un entorno de trabajo remoto, la integración de plataformas de gestión es fundamental para mantener el control y la visibilidad. Herramientas como Rippling y Zenefits permiten gestionar todo el ciclo de vida del empleado, desde el onboarding hasta la offboarding, con un enfoque en la seguridad de la información y el cumplimiento normativo.

ABM (gestión de activos) y otros sistemas de IT son cruciales para garantizar que cada dispositivo esté alineado con las políticas corporativas desde el primer día. Un software como Jamf para dispositivos Apple, o Microsoft Intune para entornos Windows, permite la administración remota, asegurando que los dispositivos estén configurados y protegidos contra amenazas.

Control y seguimiento del progreso del onboarding

El onboarding remoto no termina cuando el empleado recibe su equipo. Implementa un sistema de seguimiento en tiempo real como Trello o Asana, que permita a los gerentes visualizar el progreso del onboarding, identificar cuellos de botella y actuar rápidamente. Herramientas como Lattice o 15Five también permiten integrar feedback continuo, ayudando a personalizar el proceso según las necesidades individuales de cada empleado. La capacidad de realizar ajustes sobre la marcha es esencial para mantener la motivación y asegurar una integración sin problemas.

Pro tip: Configura hitos claros y alcanzables durante el proceso de onboarding. Utiliza la gamificación para mantener a los empleados comprometidos y hacer que el onboarding sea una experiencia interactiva y gratificante.

Cómo gestionar y monitorear el rendimiento durante el onboarding

Mecanismos de feedback en tiempo real:

El feedback en tiempo real es una herramienta poderosa para ajustar y mejorar el proceso de onboarding virtual. Herramientas como Culture Amp o Qualtrics te permiten crear encuestas personalizadas y obtener insights valiosos sobre la experiencia del nuevo empleado.

Implementa un sistema de feedback continuo, donde los empleados puedan compartir sus impresiones en cada etapa del onboarding. Esto no solo mejora la experiencia individual, sino que también proporciona datos críticos para realizar ajustes en tiempo real.

Mejor práctica: Establece un ciclo de feedback de 30-60-90 días, donde el nuevo empleado pueda reflexionar sobre su integración y ofrecer sugerencias. Este ciclo también permite a los gerentes ajustar la carga de trabajo, el acceso a recursos o la orientación cultural según las necesidades específicas del empleado.

Evaluación de la satisfacción y ajuste del proceso de onboarding:

Una evaluación post-onboarding es esencial para garantizar que el proceso fue exitoso. Herramientas como SurveyMonkey o Typeform pueden ayudarte a recopilar datos sobre la satisfacción del empleado con el proceso de onboarding remoto. Evalúa áreas clave como la claridad en la comunicación, la efectividad de la capacitación y la alineación con los valores de la empresa.

Dato clave: Según Harvard Business Review, la falta de seguimiento en la incorporación puede afectar negativamente la retención de empleados y aumentar los tiempos de adaptación. Realiza un análisis detallado de las respuestas y ajusta el proceso de onboarding en función de los resultados para asegurar que cada nuevo empleado esté completamente alineado y comprometido.

Sugerencia adicional: Implementa una política de mejora continua en el onboarding. Revisa el proceso cada seis meses para incorporar nuevas tecnologías, mejorar la eficiencia y adaptarte a las necesidades cambiantes de la empresa y los empleados.

El papel del swag en el onboarding remoto

Beneficios de enviar merchandising personalizado para empleados remotos

El onboarding remoto es mucho más que simplemente configurar el equipo y brindar acceso a las herramientas de trabajo.

Es la primera oportunidad que tienes para hacer que tu nuevo empleado se sienta realmente parte de la empresa, y el swag juega un papel crucial en esto.

Enviar merchandising personalizado —como camisetas, botellas de agua, cuadernos o incluso gadgets tecnológicos con el logo de la empresa— no solo da la bienvenida al nuevo talento, sino que también refuerza el sentido de pertenencia y compromiso desde el primer día.

Estos kits de bienvenida compartidos en LinkedIn son un ejemplo perfecto de cómo las empresas pueden utilizar el swag para dejar una impresión duradera en sus nuevos empleados, especialmente en un entorno de onboarding remoto.

1. Nestlé: La caja azul con el mensaje "¡Te damos la bienvenida al Nido!" es un detalle simple pero poderoso. Este tipo de presentación no solo refuerza la identidad de la marca, sino que también hace que el empleado se sienta parte de algo grande desde el primer día. Es un claro ejemplo de cómo un buen diseño y un mensaje acogedor pueden marcar la diferencia en la experiencia de integración.
2. Prima AFP: Este kit incluye una bolsa de tela personalizada con el mensaje “Hoy me sumo al equipo” junto a una botella de agua con el logo de la empresa. Es un ejemplo de cómo integrar swag útil y relevante en el onboarding. No solo es un regalo práctico, sino que también promueve la cultura de la empresa y hace que el empleado se sienta valorado.
3. Eaton: Este kit es un excelente ejemplo de cómo combinar equipos tecnológicos esenciales con merchandising personalizado. Los nuevos empleados reciben su laptop junto con mochilas, botellas y camisas, todos personalizados con su nombre. Esto no solo facilita la logística del onboarding, sino que también refuerza la identidad y pertenencia desde el primer día.
4. EY: Con su enfoque en la marca “I ❤️ EY”, esta empresa destaca por ofrecer un kit que no solo incluye lo esencial para el trabajo, sino que también refuerza el orgullo y el compromiso con la empresa. Desde botellas hasta cuadernos, cada artículo está diseñado para ser usado diariamente, recordando al empleado que es parte de una gran organización.
5. J.P. Morgan: El kit incluye una mochila, un mousepad y un libro sobre los principios y valores de la empresa. Este enfoque no solo equipa al empleado con lo que necesita para su día a día, sino que también lo alinea con la misión y los valores de la empresa, creando una conexión más profunda y significativa.

Cada uno de estos kits demuestra cómo el swag puede ser mucho más que un simple regalo; es una herramienta poderosa para fortalecer la identidad de marca y hacer que los empleados se sientan realmente bienvenidos y valorados desde el primer día. Además, estos detalles ayudan a que los empleados compartan su experiencia positiva en redes sociales, como LinkedIn, lo que no solo mejora la cultura interna, sino que también sirve como una excelente estrategia de marketing para la empresa.

Cómo integrar el swag en la experiencia de onboarding para reforzar la identidad de marca

Integrar el swag en el onboarding remoto no es solo una cuestión de enviar productos con el logo de la empresa. Es una estrategia para reforzar la identidad de marca y hacer que cada nuevo empleado sienta que está entrando en algo especial. Asegúrate de que el swag que envías refleje los valores y la cultura de tu empresa. Por ejemplo, si promueves la sostenibilidad, considera enviar productos eco-friendly.

Pero no te detengas ahí. Combina el envío de swag con otros elementos del onboarding, como la entrega de equipos. 

En quipteams, hemos hablado sobre la importancia de enviar laptops y configurar MDM (Mobile Device Management) para asegurar que los dispositivos estén listos para usar desde el primer día. Integrar el servicio de swag de quipteams con estos envíos puede crear una experiencia aún más coherente y positiva. 

Imagina que junto con la laptop, el nuevo empleado reciba un kit que incluya una funda personalizada para su equipo, stickers de la empresa y una tarjeta de bienvenida firmada por el CEO.

Además, el swag puede ser una excelente manera de introducir la cultura empresarial. Incluir elementos como un folleto que cuente la historia de la empresa puede hacer que el empleado se sienta más conectado y entusiasmado por ser parte del equipo.

Finalmente, no olvides que el swag puede tener un impacto duradero. 

Cada vez que el empleado use una de esas piezas, ya sea una camiseta o una taza, estará reforzando su conexión emocional con la empresa, lo que puede traducirse en un mayor compromiso y lealtad a largo plazo.

Errores comunes y cómo evitarlos

Incluso con las mejores intenciones, es fácil cometer errores durante el onboarding remoto. Aquí te mencionamos algunos de los más comunes y cómo evitarlos:

1. No personalizar la experiencia: Tratar el onboarding como un proceso único para todos es un error. Cada empleado tiene necesidades y expectativas diferentes. Para evitar esto, personaliza el proceso tanto como sea posible, desde la configuración de herramientas hasta las sesiones de integración cultural.
2. Subestimar la importancia de la comunicación: La falta de comunicación clara y constante puede hacer que un empleado se sienta desconectado. Establece canales de comunicación sólidos y frecuentes para asegurarte de que el nuevo talento esté bien informado y comprometido desde el primer día.
3. No integrar adecuadamente el swag: Enviar swag sin contexto o relación con el resto del onboarding puede parecer un simple gesto decorativo. Asegúrate de que el swag refuerce la identidad de marca y se integre de manera significativa en todo el proceso de bienvenida.
4. No realizar un seguimiento adecuado: Un error común es pensar que el onboarding termina una vez que el empleado ha recibido su equipo y ha completado el entrenamiento inicial. Implementa sistemas de feedback continuo y seguimiento para asegurar que el empleado esté progresando y alineado con la cultura empresarial.

Resumen de mejores prácticas

Para lograr un onboarding remoto exitoso, es fundamental:

Importancia de un onboarding bien ejecutado para la retención de empleados remotos

Un onboarding remoto bien ejecutado es crucial para la retención a largo plazo de los empleados. Cuando los nuevos talentos se sienten bienvenidos, valorados y conectados desde el primer día, es más probable que se mantengan comprometidos y alineados con los objetivos de la empresa. Esto no solo mejora la retención, sino que también impulsa la productividad y el éxito a largo plazo.

FAQs: resolviendo dudas frecuentes

Simplifica tu onboarding remoto con quipteams

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